– Ofício do Senhor Prefeito Municipal, ao presidente do FUNDO, solicitando a disponibilização dos recursos aprovados pelo Condesb e Conselho de Orientação do Fundo (Plano de Aplicação).
– Fundo encaminha ao Agente Técnico (AGEM) uma solicitação da Certidão de Adequação e posteriormente, da Ficha Técnica.
-Entrega da documentação ao Fundo que encaminha ao Agente Técnico
– Ofício ou citação no processo do beneficiário responsável referente à responsabilidade de pagamentos superiores aos disponibilizados pelo Fundo; (modelo anexo)
– Objeto – descrição de caráter Metropolitano;
– Projeto Básico;
– Cronograma Físico-Financeiro da obra com precisão mensal referente aos meses de execução;
– Planilha de custos elaborada considerando os serviços presentes no memorial descritivo e quantidades correspondentes, com sua planilha de custos orçados para realização, podendo haver contrapartida da prefeitura e/ou outra entidade (p.ex. Caixa) – Esta Planilha deve ser enviada nos formatos impresso e digital (Excel);
– Memorial Descritivo da obra (se possível com relatório fotográfico);
Anotação de Responsabilidade Técnica – ART do projeto e do orçamento
Após encaminhamento da documentação de solicitação e complementares, o Agente Técnico do Fundo procederá à análise dos documentos. Estando todas as necessidades atendidas, será elaborada pela AGEM/DT a Ficha Técnica do empreendimento, que será encaminhada ao Fundo para análise e aprovação do Conselho Deliberativo do FUNDO. Estando aprovado no Fundo, uma segunda aprovação ocorrerá no âmbito do CONDESB, que fará publicar uma deliberação específica.
Com estes procedimentos o Agente Financeiro do FUNDO – Banco do Brasil, procederá à elaboração do Contrato FUNDO, a ser assinado pelo representante legal do Banco do Brasil e o Prefeito Municipal. Este documento é o que dá suporte financeiro para a elaboração do Processo Licitatório, inclusive com outros documentos internos da prefeitura, quando houver contrapartida ou participação. A validade do contrato é de 180 (cento e oitenta) dias.
Exigências de Cláusulas que deverão constar do Contrato entre a Prefeitura e a empresa responsável pela execução dos serviços e que também deverão constar do edital de licitação e seus anexos:
Deverá ser agendada uma reunião no local da obra, com as presenças do representante da Prefeitura Municipal, Agente Técnico do Fundo e Empresa Executora, logo no arranque dos trabalhos.
Nesse encontro a Empresa Executora deverá expor todas as suas dúvidas e dificuldades (se por ventura existirem) em relação à execução dos trabalhos que são objeto da sua contratação, para que as mesmas sejam sanadas com a maior brevidade possível, evitando assim, atrasos desnecessários.
O procedimento relativo à liberação dos recursos é bastante simples e rápido, desde que atendidas às exigências estabelecidas no Contrato FUNDO e Regulamento de Operações Não Reembolsáveis do FUNDO. Basicamente, os prazos e forma de liberação são os seguintes:
Obs: O processamento da 1ª medição está condicionado à apresentação da OS/OIS.
A prefeitura, após o encerramento das obras, deverá enviar ao Agente Técnico os respectivos Termos de Recebimento Provisório (TRP) e Definitivo (TRD).
A prefeitura, após a entrega dos equipamentos, deverá enviar ao Agente Técnico, a(s) Autorização de Fornecimento, fotos do equipamento, número do Bem Patrimonial (BP) se possível e as respectivas notas fiscais.
A Prefeitura deverá encaminhar ao Agente Técnico o relatório de prestação de contas, conforme modelo cedido pela AGEM, juntamente com os documentos que comprovem os pagamentos (cópia de depósitos, ordem de pagamento, extrato bancário). Esse relatório tem a finalidade de comprovar a aplicação dos recursos recebidos do FUNDO.
Quando a prefeitura enviar o relatório de prestação de contas, e após análise e aprovação o Agente Técnico emitirá o Termo de Encerramento, encaminhando cópia ao FUNDO para o encerramento e arquivamento do processo.