– Ofício do Senhor Prefeito Municipal, ao presidente do FUNDO, solicitando a disponibilização dos recursos aprovados pelo Condesb e Conselho de Orientação do Fundo (Plano de Aplicação).

– Fundo encaminha ao Agente Técnico (AGEM) uma solicitação da Certidão de Adequação e posteriormente, da Ficha Técnica.

-Entrega da documentação ao Fundo que encaminha ao Agente Técnico

(Observar o Decreto Estadual nº 56.565 de dezembro de 2010, que dispõe sobre regras a serem observadas para a aprovação e contratação de projetos básicos de obras e serviços de engenharia e arquitetura)

– Ofício ou citação no processo do beneficiário responsável referente à responsabilidade de pagamentos superiores aos disponibilizados pelo Fundo; (modelo anexo)

– Objeto – descrição de caráter Metropolitano;

– Projeto Básico;

– Cronograma Físico-Financeiro da obra com precisão mensal referente aos meses de execução;

– Planilha de custos elaborada considerando os serviços presentes no memorial descritivo e quantidades correspondentes, com sua planilha de custos orçados para realização, podendo haver contrapartida da prefeitura e/ou outra entidade (p.ex. Caixa) – Esta Planilha deve ser enviada nos formatos impresso e digital (Excel);

– Memorial Descritivo da obra (se possível com relatório fotográfico);

Anotação de Responsabilidade Técnica – ART do projeto e do orçamento

Após encaminhamento da documentação de solicitação e complementares, o Agente Técnico do Fundo procederá à análise dos documentos. Estando todas as necessidades atendidas, será elaborada pela AGEM/DT a Ficha Técnica do empreendimento, que será encaminhada ao Fundo para análise e aprovação do Conselho Deliberativo do FUNDO. Estando aprovado no Fundo, uma segunda aprovação ocorrerá no âmbito do CONDESB, que fará publicar uma deliberação específica.

Com estes procedimentos o Agente Financeiro do FUNDO – Banco do Brasil, procederá à elaboração do Contrato FUNDO, a ser assinado pelo representante legal do Banco do Brasil e o Prefeito Municipal. Este documento é o que dá suporte financeiro para a elaboração do Processo Licitatório, inclusive com outros documentos internos da prefeitura, quando houver contrapartida ou participação. A validade do contrato é de 180 (cento e oitenta) dias.

  • Encaminhar ao Agente Técnico do FUNDO cópia do Processo licitatório competente, exclusivo para o presente projeto, cópia do edital e seus anexos, cópias das publicações legais (Diário oficial e jornal), atas de abertura, julgamento e documentos de homologação e adjudicação.
  • Após o encerramento do processo licitatório e em até 15 (quinze) dias, encaminhar ao Agente Técnico do FUNDO, a documentação relativa à contratação dos serviços de fornecimento e instalação ou execução da obra, contendo as especificidades exigidas, tais como:
  • Cópia do Contrato entre a Prefeitura e o vencedor da licitação;
  • Cópia da publicação do respectivo extrato de Contrato;
  • Cópia da Ordem de Serviço;
  • Cópia da respectiva Anotação de Responsabilidade Técnica – ART das obras, a ser exigida do contratado e da fiscalização;
  • Fotografia comprobatória da afixação da placa de obra CONDESB, FUNDO, AGEM, conforme modelo a ser fornecido pelo Agente Técnico (que deverá ser instalada em conjunto com a placa da prefeitura);

Exigências de Cláusulas que deverão constar do Contrato entre a Prefeitura e a empresa responsável pela execução dos serviços e que também deverão constar do edital de licitação e seus anexos:

  • Assegurar e garantir ao Agente Técnico do FUNDO (AGEM), inclusive junto a terceiros contratados, o amplo e irrestrito acesso à obra, mesmo que haja contrapartida de valores da prefeitura ou outros entes, através de Cláusula Contratual;
  • Assegurar e garantir ao Agente Técnico do FUNDO, inclusive junto ao terceiro contratado, Cláusula com a concordância com a fiscalização da AGEM, obrigando-se prefeitura e contratado a prestar, quando solicitado, eventuais informações requeridas, bem como qualquer documento ou registro e ou remoção de pessoal e material considerado inadequado ao empreendimento;
  • Constar Cláusula ou parágrafo descrevendo a indicação de que parte ou o todo dos recursos para a execução do contrato é oriunda do Fundo de Desenvolvimento Metropolitano da Baixada Santista – FUNDO;
  • Quando no entender da prefeitura, deva haver cláusulas de multa e/ou juros de mora por atrasos de pagamento, a mesma cláusula devera conter declaração explicita de que os valores relativos serão oriundos com recursos próprios da Prefeitura e não do Contrato do FUNDO;
  • Fixar e instalar em local determinado as placas com a inscrição da origem dos recursos alusiva ao empreendimento (placa), conforme modelo a ser fornecido pelo Agente Técnico, bem como assegurar através de Cláusula Contratual, que os recursos para execução do empreendimento são oriundos do FUNDO, mesmo que parcialmente;

Deverá ser agendada uma reunião no local da obra, com as presenças do representante da Prefeitura Municipal, Agente Técnico do Fundo e Empresa Executora, logo no arranque dos trabalhos.

Nesse encontro a Empresa Executora deverá expor todas as suas dúvidas e dificuldades (se por ventura existirem) em relação à execução dos trabalhos que são objeto da sua contratação, para que as mesmas sejam sanadas com a maior brevidade possível, evitando assim, atrasos desnecessários.

O procedimento relativo à liberação dos recursos é bastante simples e rápido, desde que atendidas às exigências estabelecidas no Contrato FUNDO e Regulamento de Operações Não Reembolsáveis do FUNDO. Basicamente, os prazos e forma de liberação são os seguintes:

  • Findo cada período de medição, a seguinte documentação deverá ser encaminhada ao Agente Técnico, que à avaliará quanto aos quantitativos medidos, preços e correspondência ao estabelecido em projeto;
    • Relatório fotográfico;
    • Planilha de medição;
    • Memória de cálculo;
    • Eventuais termos de aditamento contratual e as respectivas justificativas;

Obs: O processamento da 1ª medição está condicionado à apresentação da OS/OIS.

  • Durante o desenrolar das obras/serviços e a cada medição a fiscalização do Agente Técnico será constante. Havendo correspondência entre os valores medidos e os contratados e executados, bem como estando atendidas as especificações de projeto e da ABNT, o Agente Técnico comunicará a Prefeitura Municipal, para que autorize a Empresa a emitir a Nota Fiscal-NFS, para ser anexada juntamente com a restante documentação anteriormente apresentada, e procederá na elaboração do Relatório Circunstanciado e Atestado de realização e os encaminhará ao FUNDO;
  • O FUNDO, após processamento encaminha ordem de liberação ao Agente Financeiro – Banco do Brasil, que por sua vez, depois de processado o pagamento, enviará ordem de depósito na conta corrente da prefeitura, aberta para este fim (prazo estimado: 10 dias úteis).
  • Com os recursos recebidos, a prefeitura deve proceder ao pagamento dos serviços realizados ao seu contratado.
  • Obras

A prefeitura, após o encerramento das obras, deverá enviar ao Agente Técnico os respectivos Termos de Recebimento Provisório (TRP) e Definitivo (TRD).

  • Equipamentos

A prefeitura, após a entrega dos equipamentos, deverá enviar ao Agente Técnico, a(s) Autorização de Fornecimento, fotos do equipamento, número do Bem Patrimonial (BP) se possível e as respectivas notas fiscais.

A Prefeitura deverá encaminhar ao Agente Técnico o relatório de prestação de contas, conforme modelo cedido pela AGEM, juntamente com os documentos que comprovem os pagamentos (cópia de depósitos, ordem de pagamento, extrato bancário). Esse relatório tem a finalidade de comprovar a aplicação dos recursos recebidos do FUNDO.

Quando a prefeitura enviar o relatório de prestação de contas, e após análise e aprovação o Agente Técnico emitirá o Termo de Encerramento, encaminhando cópia ao FUNDO para o encerramento e arquivamento do processo.