Passo a passo para a abertura e encerramento dos processos

Abertura da pasta do processo

– Ofício do Senhor Prefeito Municipal, ao presidente do FUNDO, solicitando a disponibilização dos recursos aprovados pelo Condesb e Conselho de Orientação do Fundo (Plano de Aplicação).

– Fundo encaminha ao Agente Técnico (AGEM) uma solicitação da Certidão de Adequação e posteriormente, da Ficha Técnica.

-Entrega da documentação ao Fundo que encaminha ao Agente Técnico

(Observar o Decreto Estadual nº 56.565 de dezembro de 2010, que dispõe sobre regras a serem observadas para a aprovação e contratação de projetos básicos de obras e serviços de engenharia e arquitetura)

– Ofício ou citação no processo do beneficiário responsável referente à responsabilidade de pagamentos superiores aos disponibilizados pelo Fundo; (modelo anexo)

– Objeto – descrição de caráter Metropolitano;

– Projeto Básico;

– Cronograma Físico-Financeiro da obra com precisão mensal referente aos meses de execução;

– Planilha de custos elaborada considerando os serviços presentes no memorial descritivo e quantidades correspondentes, com sua planilha de custos orçados para realização, podendo haver contrapartida da prefeitura e/ou outra entidade (p.ex. Caixa) – Esta Planilha deve ser enviada nos formatos impresso e digital (Excel);

– Memorial Descritivo da obra (se possível com relatório fotográfico);

Anotação de Responsabilidade Técnica – ART do projeto e do orçamento

Aprovação do FUNDO e CONDESB

Após encaminhamento da documentação de solicitação e complementares, o Agente Técnico do Fundo procederá à análise dos documentos. Estando todas as necessidades atendidas, será elaborada pela AGEM/DT a Ficha Técnica do empreendimento, que será encaminhada ao Fundo para análise e aprovação do Conselho Deliberativo do FUNDO. Estando aprovado no Fundo, uma segunda aprovação ocorrerá no âmbito do CONDESB, que fará publicar uma deliberação específica.

Elaboração do contrato FUNDO

Com estes procedimentos o Agente Financeiro do FUNDO – Banco do Brasil, procederá à elaboração do Contrato FUNDO, a ser assinado pelo representante legal do Banco do Brasil e o Prefeito Municipal. Este documento é o que dá suporte financeiro para a elaboração do Processo Licitatório, inclusive com outros documentos internos da prefeitura, quando houver contrapartida ou participação. A validade do contrato é de 180 (cento e oitenta) dias.

Processo Licitatório

  •  – Encaminhar ao Agente Técnico do FUNDO cópia do Processo licitatório competente, exclusivo para o presente projeto, cópia do edital e seus anexos, cópias das publicações legais (Diário oficial e jornal), atas de abertura, julgamento e documentos de homologação e adjudicação.
  • – Após o encerramento do processo licitatório e em até 15 (quinze) dias, encaminhar ao Agente Técnico do FUNDO, a documentação relativa à contratação dos serviços de fornecimento e instalação ou execução da obra, contendo as especificidades exigidas, tais como:
  • – Cópia do Contrato entre a Prefeitura e o vencedor da licitação;
  • – Cópia da publicação do respectivo extrato de Contrato;
  • – Cópia da Ordem de Serviço;
  • – Cópia da respectiva Anotação de Responsabilidade Técnica – ART das obras, a ser exigida do contratado e da fiscalização;
  • – Fotografia comprobatória da afixação da placa de obra CONDESB, FUNDO, AGEM, conforme modelo a ser fornecido pelo Agente Técnico (que deverá ser instalada em conjunto com a placa da prefeitura);

Contrato

Exigências de Cláusulas que deverão constar do Contrato entre a Prefeitura e a empresa responsável pela execução dos serviços e que também deverão constar do edital de licitação e seus anexos:

  • Assegurar e garantir ao Agente Técnico do FUNDO (AGEM), inclusive junto a terceiros contratados, o amplo e irrestrito acesso à obra, mesmo que haja contrapartida de valores da prefeitura ou outros entes, através de Cláusula Contratual;
  • Assegurar e garantir ao Agente Técnico do FUNDO, inclusive junto ao terceiro contratado, Cláusula com a concordância com a fiscalização da AGEM, obrigando-se prefeitura e contratado a prestar, quando solicitado, eventuais informações requeridas, bem como qualquer documento ou registro e ou remoção de pessoal e material considerado inadequado ao empreendimento;
  • Constar Cláusula ou parágrafo descrevendo a indicação de que parte ou o todo dos recursos para a execução do contrato é oriunda do Fundo de Desenvolvimento Metropolitano da Baixada Santista – FUNDO;
  • Quando no entender da prefeitura, deva haver cláusulas de multa e/ou juros de mora por atrasos de pagamento, a mesma cláusula devera conter declaração explicita de que os valores relativos serão oriundos com recursos próprios da Prefeitura e não do Contrato do FUNDO;
  • Fixar e instalar em local determinado as placas com a inscrição da origem dos recursos alusiva ao empreendimento (placa), conforme modelo a ser fornecido pelo Agente Técnico, bem como assegurar através de Cláusula Contratual, que os recursos para execução do empreendimento são oriundos do FUNDO, mesmo que parcialmente;

Início dos Trabalhos

Deverá ser agendada uma reunião no local da obra, com as presenças do representante da Prefeitura Municipal, Agente Técnico do Fundo e Empresa Executora, logo no arranque dos trabalhos.

Nesse encontro a Empresa Executora deverá expor todas as suas dúvidas e dificuldades (se por ventura existirem) em relação à execução dos trabalhos que são objeto da sua contratação, para que as mesmas sejam sanadas com a maior brevidade possível, evitando assim, atrasos desnecessários.

Medições

O procedimento relativo à liberação dos recursos é bastante simples e rápido, desde que atendidas às exigências estabelecidas no Contrato FUNDO e Regulamento de Operações Não Reembolsáveis do FUNDO. Basicamente, os prazos e forma de liberação são os seguintes:

  • Findo cada período de medição, a seguinte documentação deverá ser encaminhada ao Agente Técnico, que à avaliará quanto aos quantitativos medidos, preços e correspondência ao estabelecido em projeto;
    • Relatório fotográfico;
    • Planilha de medição;
    • Memória de cálculo;
    • Eventuais termos de aditamento contratual e as respectivas justificativas;

Obs: O processamento da 1ª medição está condicionado à apresentação da OS/OIS.

  • Durante o desenrolar das obras/serviços e a cada medição a fiscalização do Agente Técnico será constante. Havendo correspondência entre os valores medidos e os contratados e executados, bem como estando atendidas as especificações de projeto e da ABNT, o Agente Técnico comunicará a Prefeitura Municipal, para que autorize a Empresa a emitir a Nota Fiscal-NFS, para ser anexada juntamente com a restante documentação anteriormente apresentada, e procederá na elaboração do Relatório Circunstanciado e Atestado de realização e os encaminhará ao FUNDO;
  • O FUNDO, após processamento encaminha ordem de liberação ao Agente Financeiro – Banco do Brasil, que por sua vez, depois de processado o pagamento, enviará ordem de depósito na conta corrente da prefeitura, aberta para este fim (prazo estimado: 10 dias úteis).
  • Com os recursos recebidos, a prefeitura deve proceder ao pagamento dos serviços realizados ao seu contratado.

Conclusão

  • Obras

A prefeitura, após o encerramento das obras, deverá enviar ao Agente Técnico os respectivos Termos de Recebimento Provisório (TRP) e Definitivo (TRD).

 

  • Equipamentos

         A prefeitura, após a entrega dos equipamentos, deverá enviar ao Agente Técnico, a(s) Autorização de Fornecimento, fotos do equipamento, número do Bem Patrimonial (BP) se possível e as respectivas notas fiscais.

Encerramento do Contrato

A Prefeitura deverá encaminhar ao Agente Técnico o relatório de prestação de contas, conforme modelo cedido pela AGEM, juntamente com os documentos que comprovem os pagamentos (cópia de depósitos, ordem de pagamento, extrato bancário). Esse relatório tem a finalidade de comprovar a aplicação dos recursos recebidos do FUNDO.

Quando a prefeitura enviar o relatório de prestação de contas, e após análise e aprovação o Agente Técnico emitirá o Termo de Encerramento, encaminhando cópia ao FUNDO para o encerramento e arquivamento do processo.

Voltar para o topo